Mandanten rufen an, wenn das Schreiben im Briefkasten liegt, nicht wenn Sie Sprechstunde haben. blub nimmt an, fragt nach Gegenseite und Zugang, markiert Fristsachen und legt alles als Notiz für den Morgen hin. Eine Rechtsauskunft gibt blub nie.
Oder gleich mit uns reden: 09401 91791 0
Kanzlei Wendl & Partner
Telefonnotiz
In der Kanzlei zählt nicht nur, wer anruft, sondern weshalb. blub sortiert nach dem Anliegen und nach Ihren Regeln. Was eilt, kommt durch. Was geprüft werden muss, wartet auf den Rückruf.
Mein Mann ist heute Nacht festgenommen worden.
Verbindet sofort mit der Anwältin im Bereitschaftsdienst, nachts auf das freigegebene Handy.
→ verbunden
Ich habe heute die Kündigung bekommen.
Nimmt Zugang und Gegenseite auf, markiert die Notiz als Fristsache. Die Frist rechnet blub nicht aus.
→ dringender Rückruf
Ich brauche jemanden für eine Erbsache.
Fragt nach der Gegenseite, damit Sie vorher prüfen können, ob ein Konflikt besteht. Nie direkt zu den Anwälten.
→ Rückruf Sekretariat
Gibt es schon etwas Neues in meiner Sache?
Nimmt Namen und Aktenzeichen auf. Zum Stand sagt blub nichts, das bleibt bei der Sachbearbeitung.
→ Rückruf Sachbearbeitung
Die Vorlage für Kanzleien sieht so aus. Danach gehört sie Ihnen, und jede Regel testen Sie im Portal mit Beispielsätzen, bevor sie gilt.
WennFestnahme oder Haft
verbindet Verbinden mit der Anwältin im Bereitschaftsdienst, nachts auf das freigegebene Handy.
WennEine Frist läuft ab
Rückruf Tagsüber ans Sekretariat, abends dringende Rückrufbitte für den nächsten Morgen.
WennEine neue Mandatsanfrage
nie Wird nie direkt zu den Anwälten durchgestellt. Erst die Konfliktprüfung, dann der Rückruf.
WennJemand will eine rechtliche Einschätzung
sagt fest „Eine Rechtsauskunft kann ich Ihnen nicht geben. Ich lege Ihr Anliegen für einen Rückruf an.“
WennDie Nummer steht auf Ihrer Liste „Gerichte und Behörden“
verbindet Verbinden mit dem Sekretariat, auch in der Mittagspause.
Fest eingebaut, nicht abschaltbar: Bei Lebensgefahr sagt blub zuerst die 112. Mit der Taste 0 kommt jeder Anrufer zu einem Menschen. Verbunden wird nur zu Zielen aus Ihrem Telefonbuch, nie zu einer Nummer, die jemand am Telefon nennt.
So wenig aufnehmen wie nötig, das Wenige gut schützen, und die Verschwiegenheit vorher schriftlich regeln.
Namen der Gegenseite und alles, was Sie als sensibel markieren, speichert blub verschlüsselt. Wer aufdeckt, steht im Protokoll.
blub nimmt Name, Anliegen, Gegenseite und Fristbezug auf. Für Schilderungen des Falls ist das Gespräch mit Ihnen da.
Dienstleister, die mit Mandatsgeheimnissen in Berührung kommen können, müssen zur Verschwiegenheit verpflichtet sein (§ 203 StGB, § 43e BRAO). Das regeln wir mit Ihnen vor dem ersten Anruf schriftlich, zusammen mit dem AVV.
Portal, Datenbank und Aufnahmen. Die Sprachverarbeitung läuft unter Auftragsverarbeitung, alle Beteiligten stehen im AVV.
Pro Agent ein Schalter. Viele Kanzleien lassen nur transkribieren.
Ein Rechenbeispiel mit den Preisen von der Preisseite. Netto, monatlich kündbar, sekundengenau ab Annahme.
Mit eigenen Zahlen rechnenRechenbeispiel · drei Anwälte, ein Sekretariat
Zwei gleichzeitige Gespräche, damit am Montagmorgen niemand ins Besetzt läuft. Anrufe, die das Sekretariat zuerst annimmt, kosten nichts.
Damit niemand am Telefon etwas zugesagt bekommt, das bei Ihnen keiner halten kann.
Rechtsauskunft geben. Auch keine Einschätzung, ob sich eine Klage lohnt. blub sagt das offen und legt einen Rückruf an.
Fristen berechnen. blub notiert, wann ein Schreiben angekommen ist, und markiert die Notiz als Fristsache. Die Frist rechnet Ihre Kanzlei.
Zum Stand eines Mandats Auskunft geben. Auch nicht, wenn der Anrufer Aktenzeichen und Geburtsdatum kennt.
Neue Mandate direkt zu den Anwälten durchstellen. Erst die Konfliktprüfung. Dafür fragt blub nach der Gegenseite.
Und was wir darauf antworten.
Fehlt Ihre Frage?
Ja, wenn der Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet ist und die Auftragsverarbeitung geregelt ist (§ 203 StGB, § 43e BRAO, Art. 28 DSGVO). Beides bekommen Sie von uns vor dem Start schriftlich. Lassen Sie die Unterlagen gern von Ihrer Kammer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.
Bei jeder neuen Anfrage fragt blub nach der Gegenseite und legt sie verschlüsselt in der Notiz ab. Durchgestellt wird nicht, bevor jemand bei Ihnen geprüft hat. So landet niemand am Telefon, den Sie gar nicht vertreten dürfen.
Dafür gibt es die Regel „Haft“: blub verbindet mit der Anwältin oder dem Anwalt im Bereitschaftsdienst, nachts und am Wochenende auf das Handy, das Sie dafür freigegeben haben. Nimmt niemand ab, entsteht eine dringende Rückrufbitte, und Sie bekommen auf Wunsch eine SMS.
An der Rufnummer, wenn sie auf einer Ihrer Listen steht, zum Beispiel „Gerichte und Behörden“. blub erkennt Nummern, keine Behauptungen: Wer nur sagt, er rufe vom Gericht an, wird behandelt wie jeder andere Anrufer.
Wenn Sie einen Microsoft- oder Google-Kalender nutzen, kann blub dort freie Zeiten nachsehen und Termine eintragen. An Kanzleisoftware wie RA-MICRO oder Advoware ist blub heute nicht angebunden, dort kommt der Terminwunsch als Notiz an.
Der Anruf oben dauert 55 Sekunden. Als Zusatzminute im Paket Büro gerechnet sind das knapp 27 Cent.